РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Установка

Смотрите видео инструкцию "Как скачать, установить и настроить базу знаний"

Возникли проблемы при установке? На сайте проекта WWW.ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ-СРОК.РФ вы можете обратиться за помощью.

Как использовать базу знаний

База приносит пользу не сама по себе, а при активном наполнении и анализе данных. Заведите для себя правило непрерывно вносить информацию: выделите 3 минуты на записи и вы не потеряете ни одной мелочи.

В первые 3 месяца работы новый сотрудник 80% сведений получает из обучающих мероприятий, от коллег или начальства, а остальные 20% постигает самостоятельно. С базой данных вы создаете и постоянно дополняете четко структурированный материал, а затем легко находите информацию, которую большинство работников на испытательном сроке не усваивают.

Заполнение базы знаний информацией

Первый этап сбора данных – массовая запись. Фиксируйте события, контакты, задачи, подробности, вносите в программу все важные моменты.

Мы предлагаем 3 правила для быстрого заполнения разделов и превращения разрозненных сведений в полезный материал:

В результате получается большая система с перекрестными соединениями, невидимая сеть организации. Откройте любой объект и получите подробную информацию про все элементы, с которыми он связан напрямую или косвенно. Помогает и напоминание про обстоятельства, при которых вы создали эту часть базы.

Второй этап – целенаправленное изучение и углубление информации. Структура базы данных усложняется, появляется стратегия анализа и составления связей с профессиональным уклоном, учетом конкретной пользы. На сайте проекта есть примеры работы с программой для различных специальностей. Общая стратегия строится на трех принципах:

Какая информация хранится в базе знаний

Главная цель нового сотрудника – встроиться в корпоративную среду. База знаний на испытательный срок облегчает процесс: вносите в программу сведения и пользуйтесь ими, легко выполняйте задачи, становитесь частью коллектива без глупых вопросов и досадных ошибок.

База создает в сознании нового сотрудника законченный образ компании, бизнес процессов, корпоративных связей и задач. Вы не теряете время на повторный поиск информации: все, с чем вы столкнулись, уже систематизировано и поделено на категории в базе. Со стороны такой сотрудник выглядит более компетентным и самостоятельным.
В базе знаний хранится информация об объектах и их связях следующих категорий:

События и мероприятия

Факты могут показаться незначительными или банальными, но мы рекомендуем заносить в базу заметки обо ВСЕХ событиях и мероприятиях, тщательно анализировать возможные связи.

Каждая запись в дневнике – ценные сведения, новое знание в базе. После анализа и создания связей элементы стягиваются в один клубок полезных данных. Вы получаете полную картину взаимодействия на одном экране и можете эффективно использовать эти цепочки.

Сведения попадают в дневник из разных источников. Обращайте внимание на фразы, брошенные вскользь, намёки – иногда именно такая информация оказывается важной. Выделяйте главное из разговоров, встреч и обучающих мероприятий, вносите подробности в программу.

Полная информация о событиях поможет в будущем быстро вспомнить детали встречи, совещания или инструктажа. Постоянное обновление базы и создание связей открывают незначительные подробности с выгодной стороны. Иногда новая деталь помогает иначе взглянуть га событие. Не пропускайте и не откладывайте, заносите информацию в дневник сразу после поучения данных.

Структура организации и ее сотрудники

Новая организация воспринимается как чужой город со своими традициями, законами и обитателями. Новичкам предстоит самостоятельно разобраться в этой сложной системе (в некоторых компаниях проводят вступительные тренинги, выдают стартовые обучающие материалы). Запишите первичную информацию в базу знаний – программа объединяет сведения в общую структуру. Дополняйте картину после каждого рабочего знакомства. В итоге получается некий «путеводитель» с указанием полезных служб, контактов и правил.

Заполняйте общую базу или используйте специальный раздел с наглядным представлением структуры компании. Вы легко поймете принципы взаимодействия внутри организации, будете реже попадать в неловкие ситуации. При грамотном использовании вы за секунду получаете контакты нужного сотрудника, дополнительную информацию о нем из разных источников, историю вашего взаимодействия – то есть все, что успеете к этому моменту занести в базу.

Ваше участие в бизнес процессах организации

Чего от вас ждут руководители, коллеги и сотрудники соседних отделов? Какие услуги и ценности вы производите для внутренних потребителей? Правильное ведение базы знаний поможет составить конкретный список ваших должностных обязанностей, в том числе и негласных. Более того, вы получаете четкое представление о том, чего вправе ожидать (и даже требовать) от окружающих.

Обычно информация поступает из инструкций (официальная) или после анализа событий. Указания, просьбы, пояснения, дополнительные задачи – из полученных отрывков опыта складывается понятная картина правил взаимодействия внутри компании.

После внесения и создания связей удается более корректно выстраивать отношения с коллегами, допускать меньше ошибок в общении. Улучшение взаимопонимания благотворно влияет на эффективность работы.

Информационные ресурсы организации

Как не утонуть в объеме информации из кучи документов, регламентов и инструкций? На первых порах даже основные тезисы запомнить невозможно, а чтобы найти подходящий к случаю документ требуется время. Работа превращается в настоящее испытание.

Формируйте собственную платформу. Вносите в программу ссылки на важную информацию, выдержки и основные моменты из документации.

Информация добавляется в базу вместе с описанием ситуации. Вам потребовалась в работе какая-то инструкция? Не забудьте внести в базу ссылку на нее или скопировать основные положения.

Заполняйте программу, как только узнали о новом важном документе и прописывайте его связи с событиями и объектами. В результате при повторении ситуации у вас уже будет готовый набор практических действий, и официальных предписаний. После выполнения нескольких задач в базе скопится достаточный материал, с которым вы легко будете работать с информационным пространством компании.

Ваши обязанности и задачи

Постарайтесь детально понять свои обязанности и задачи на время испытательного срока. Не рассчитывайте запомнить подробности: пропишите требования по пунктам в базу знаний.

Свяжите каждую задачу с другими объектами. С кем вам придется контактировать для ее выполнения, какими документами пользоваться, с чего начать работу – подробные связи превращаются в готовый план действий.

В идеале заполнить раздел в первые рабочие дни, а затем вносить дополнительную информацию, указывать связи, принципы взаимодействия, обязанности, которые не отражены в формальных документах. Так у вас быстрее появляется правильная стратегия работы, с которой удается пройти испытательный срок без классических ошибок, справиться с заданиями и произвести хорошее впечатление на руководителя.

Требования к вам

Отдельно укажите ожидания руководителей и других сотрудников. Неформальная информация не лежит на поверхности и может касаться действий, поведения, общения, субординации с отдельными членами команды. Такие негласные правила не указываются в документах, выясняются при личном общении и влияют на отношение коллектива к новичку и его дальнейшую судьбу в компании.

Использование информации, хранимой в базе знаний

Для эффективного использования информации нужен быстрый доступ к данным. Мы предлагаем пользоваться контекстным поиском, фильтрацией по колонкам списков или конструктором фильтров.

В разделе «Дневник» ищите события по описанию или связям. Информация об элементах находится в общем разделе «база знаний» и в специализированных группах.

Нужно найти событие, запись, контакт, ссылку на важный документ? Введите название или описание объекта и система выдаст все совпадения.

Основные разделы базы знаний

Дневник

В данном разделе вы можете добавлять информацию о различных событиях.

Для добавления нового события введите его название в верхней части таблицы.

Для более детального описания события используйте вкладки в нижней части экрана:

База знаний

В данном разделе отображаются элементы базы знаний.

Данный раздел является основным местом для поиска информации. Используя фильтр в верхнем меню, вы можете отображать только видимые (по умолчанию), скрытые или все элементы (подробнее в разделе «Управление видимостью элементов базы знаний»).

Используя команды в верхнем и контекстном меню, а также в нижних вкладках, вы можете выполнить следующие действия:

Специализированные разделы базы знаний

Как говорилось выше, база знаний содержит информацию:

Для удобства работы со специализированной информацией, в базе знаний реализованы следующие разделы:

«Документы и ссылки» - отображает информацию об информационных ресурсах

«Задачи» - отображаются ваши задачи на время испытательного срока, а также дополнительная информация о ходе их выполнения

«Требования» - отображается список выявленных к вам (или ваших к кому либо) требований

«Обязанности» - отображается список ваших обязанностей

«Взаимодействия» - отображается список вашего взаимодействия с коллегами, должностными лицами и подразделениями

«Структура» - в древовидном виде отображается структура организации с указанием должностей и руководителей подразделений

«Сотрудники» - отображается список ваших коллег, сгруппированный по подразделениям

Просмотр изменение информации о выделенных элементах

В каждом разделе в нижней части отображается детальная информация о выделенном в списке элементе.

Вкладка «Содержимое» - открыта по умолчанию, в виде текста содержит полную информацию о выделенном элементе и его связях. Текст содержит ссылки на элементы, с которыми у выделенного элемента есть связи:

Дополнительные вкладки в разделе «Дневник»

«Описание и связи» - в этой вкладке вы можете внести дополнительную информацию о событии, а также прописать связи события с элементами базы знаний

«Заметка» - в этой вкладке вы можете просмотреть и изменить дополнительную информацию в виде текста word, в том числе запоминать ссылки на файлы и web страницы .

Вкладки нижней области в разделе «База знаний» и специализированных разделах

Вкладка «Содержимое» - по аналогии с дневником содержит детальную информацию о выделенном элементе в формате текста, дополнительно содержит таблицу, в которой можно просмотреть и добавить информацию о связанных событиях, дополнительно во вкладке отображается список связанных событий

Вкладка «Заметка» – в этой вкладке вы можете просмотреть и изменить дополнительную информацию в виде word совместимого текста

Вкладка «Связи с другими элементами» – в этой вкладке вы можете просмотреть и изменить информацию о связях выделенного элемента с другими элементами базы знаний, вы можете:

Вкладка «Требования ко мне» – присутствует в некоторых специализированных разделах базы знаний, содержит список требований, которые предъявляет выделенный элемент (или к которому предъявляете требования вы)

Вкладка «Сотрудники» – присутствует в некоторых специализированных разделах базы знаний, содержит список сотрудников, с которыми связан выделенный элемент

Вкладка «Взаимодействие» – присутствует в некоторых специализированных разделах базы знаний, содержит список ваших взаимодействий с выделенным элементом

Хранимая информация об элементах базы знаний

Кроме общей информации «Название» и «Описание» для различных элементов, можно указать специализированную информацию.

Не всю информацию об элементе можно изменить из вкладок списка, для полного редактирования элемента необходимо открывать карточку редактирования (двойным кликом либо в списке, либо на ссылке из раздела «Содержимое»)

Общая для всех элементов информация

Дополнительная информация о документах и ссылках

Вы можете отредактировать справочник категорий нажав на кнопку «Категории документов» в панели инструментов или контекстном меню списка требований.

Дополнительная информация о задачах

база знаний содержит базовые атрибуты планирования выполнения задачи

Дополнительная информация по требованию

Вы можете отредактировать справочник категорий нажав на кнопку «Категории требований» в панели инструментов или контекстном меню списка требований.

Дополнительная информация по обязанности

Дополнительная информация по взаимодействию

Дополнительная информация по подразделению

Дополнительная информация по должности

Дополнительная информация по сотруднику

Базовый практикум

Ввод подробной информации о событии и его декомпозиция

В базе знаний вы можете зафиксировать информацию о событии (или мероприятии) несколькими способами: в разделе «Дневник» или во вкладке/списке «Дневник» элементов базы знаний. 

Если вы добавляете информацию о событии в элементе базы знаний, то в этом случае событие автоматически связывается с данным элементом.

В карточке события во вкладке «Связи» (или «Описание и связи» нижней области списка) вы можете указать связи события с элементами базы знаний. Для этого необходимо использовать команды из панели управления или контекстного меню списка связей:

Дополнительная информация о связи события и элемента

Прописывание связей между элементами базы знаний

Информация о связях между элементами, очень важна, когда необходимо выполнить поиск связанной информации или проводить анализ полученных данных.

Добавить информацию о связи между элементами базы знаний можно в карточке одного из элементов во вкладке «Связи с другими элементами» или в одноименной вкладке нижней панели списка элементов базы знаний.

Для добавления связи выполните команды из панели инструментов или контекстного меню списка:

Ввод информации об организационно штатной структуре

В большинстве случаев информация об организационной структуре заполняется по мере ее поступления, в разделе структура вы в удобном виде можете просматривать структуру организации и при необходимости дополнять ее информацией о новых подразделениях, должностях или сотрудниках.

Для добавления нужных дочерних элементов, в выбранный элемент структуры используйте команды контекстного меню или панели инструментов:

Управление видимостью элементов базы знаний

В течении длительного использования базы знаний появляется информация о многих элементах в том числе и такие, информация о которых не пригодится в процессе текущей деятельности, а этот по сути информационный мусор начинает мешать быстро находить нужную информацию. Для удобства оперативной работы вы можете скрыть информацию о части элементах в разделе «База знаний» и легко вернуть элемент в список.

Для скрытия элемента в разделе «База знаний» выделите элемент или группу элементов и в панели инструментов или контекстном меню выберете команду «Скрыть», после этого элементы исчезнут из основного списка раздела «База знаний», в остальных разделах скрытые элементы отображаются также как обычные.  

Чтобы вернуть элемент в основной список «База знаний», необходимо найти его в специализированном разделе «Элементы знаний», открыть карточку и снять галочку у поля  «Скрыть».

Вы можете посмотреть все скрытые элементы базы знаний выбрав фильтр «Скрытые» в разделе «Базы знаний». Выбор фильтров располагается на панели инструментов правее кнопки поиска.

(!) Не забудьте вернуть фильтр в положение «Видимые»

Базовая функциональность поиска информации

Базовая функциональность поиска информации в базы знаний достаточно богатая и включает в себя уже хорошо за рекомендовавшие себя инструменты, а если вы работали с любой современной системой баз данных или Excel, то использовать эти инструменты сможете практически интуитивно.

Общий фильтр по контексту – это самый быстрый способ поиска информации, вы можете использовать в любом разделе базы знаний, для этого необходимо ввести в панели инструментов в поле «поиск» часть поисковой фразы и нажать кнопку поиск, в текущем разделе отобразятся записи в контексте, которых есть часть поисковой фразы.

При начальном заполнении базы знаний, вам будет достаточно только этого инструмента, но у этого поиска есть минус, когда информации в базе становится много в выборку может попадать уже большое число записей.

В этом случае вы можете повысить эффективность поиска используя другие механизмы фильтрации: Авто фильтры и Быстрый фильтр в таблице.

Быстрый фильтр в таблице – доступен в любой таблице интерфейса, для его вызова достаточно выделить таблицу и нажать Ctrl-F, в верхней части таблицы появится строка поиска, большим удобством является то, что при фильтрации данный механизм подсвечивает найденные слова в строках, ограничением является то, что данный поиск ищет только по отображаемой в ячейках таблицы информации.

Данный механизм очень удобен для поиска информации во вложенных таблицах, например, во вкладке «Дневник» у элемента базы знаний, если таких записей много.
Авто-фильтры -  по умолчанию настроены в каждом разделе базы знаний, но вы можете активировать его в любой таблице для этого достаточно на шапке таблицы щелкнуть правой кнопкой и в контекстном меню выбрать «Показать строку авто-фильтра» (скрыть можно аналогичным способом)

Данный механизм позволяет фильтровать записи уже в указанных колонках таблицы, важной особенностью поиска является то, что данный поиск ищет по точному совпадению с начальными символами, для того чтоб искать по части поисковой фразы необходимо в начало добавлять символ ‘*’ (звездочка)

Яндекс.Метрика